この記事を読んでいる皆さんにとって、忘れられない経験は何ですか？

こんにちは！バトンを受け継いだ、5月23日に3ヶ月間の試用期間を終えたハン・ユミンです。カンファレンス当日は、壇を挟んで座る登壇者の方々と参加者の間を繋ぐために、会場を駆け回っていました。簡単に言えば、カンファレンスで「現場での実務経験」を積む役割を担っていたのです。

「その『現場経験』って一体何なの？！」と尋ねられたら、私は「カンファレンスの『決め手』」を考案し、実行する役割を担いました。 [B2B Roadmap 2025] グルメマップ作成の細部から、最も重要なセッションが滞りなく運営されるよう、スピーカーの接待を担当しました。エレファントのB2B Roadmap 2025の「決め手」をどのように設計し、実現したのか、これからその経験を共有したいと思います。

「B2Bロードマップ2025」では、どのような体験を提供すべきか

イベント直前に、私はキューカードの草案を作成し、まとめる作業も担当しました。ウグイスのような声でイベントを進行してくださるヒョジョンさんと、モデレーターのイェジさんが伝えるべきメッセージを書き出すため、事前にイベントの会場の様子を頭の中でイメージしながら企画しました。

B2Bカンファレンスに入場する参加者たち。会社からの団体参加で来られた方もいれば、ネットワーキングや新たな知見を得るために、たとえ一人でも遠路はるばる足を運んでくださった方もいらっしゃるでしょう

参加者が最も求めているのは、セッションを通じて「他では得られない洞察」や「今日聞いて明日から実践できる手法」を学び、業界の人々と交流することだ

帰宅する道中、明日もまた参加したいと思えるカンファレンスとは、どうしても知りたかった情報がメモ帳に書き留められ、リメンバーには新しく出会った人々の名刺がぎっしり詰まり、参加者を考慮して企画された様々なコンテンツを翌日も楽しみにできるようなもの

「ホドンネサン」とはいえ、2日間で40万ウォン近くのお金を払って来てくださったのですから、それだけ大きな期待を寄せているのだろうと思いました。それなら、参加者の皆さんが望むものを持ち帰れるようサポートし、お金を払った甲斐があるイベントにしなければ、と心に誓いました。

ほんの少し違った印象を与えるよう、細部にまでこだわり抜く

参加者の満足度が高かったイベントの企画を振り返ってみると、「もてなされている」と感じた時、そのイベントやイベントに関わったブランドに対しても愛着を抱くケースが多かったのです。その時の経験を踏まえて、今回の企画を練り上げました。

参加者の分布を考慮した「おすすめ店リスト」の提供

会場を見渡すと、チームで参加しているグループ、一人で来られた方、そして実務担当者が参加しているグループに分かれていました。今回の「B2B Roadmap 2025」では食事の提供がなかったため、どこで食事を取ればいいのか迷うかもしれないな、とふと思いました。

イベント当日の慌ただしいスレッド。real

そこで、すぐにNAVERマップを活用して、おすすめレストランのリストをまとめました。上司と一緒に行けるクッパ専門店、一人でも気軽に立ち寄れる「一人飯」の名店、20～30代の実務担当者同士で訪れるのにぴったりの食堂まで。食後のコーヒーを買えるよう、低価格のフランチャイズカフェや評価の高い地元のカフェも一緒に盛り込みました。予算は2万ウォンを超えず、会場から徒歩5分圏内という条件で、約30カ所を厳選しました。参加者の方々もこれを「コンテンツ」として認識してくださり、LinkedInに「緻密な企画が印象的だった」という感想を寄せてくださいました 😊

会場から徒歩5分の場所に、レストランやカフェを集めました

講演者にとっても「何か特別なイベント」として記憶に残る

今回の「B2B Roadmap 2025」イベントにおいて、エレファントチームが最も力を入れたのは「講演者の招聘」でした。マーケティング、セールス、戦略企画という異なるポジションの人々が参加し、独自のインサイトを持ち帰れることを目標に掲げました。今回のB2B Roadmapは第1回イベントであるため、苦労して招いたスピーカーの方々に「来年もまた一緒にやりたい」と感じていただく必要がありました。

そこで、登壇者の皆様が到着する前に個別にメールをお送りし、イベント当日は道案内を行い、できるだけリラックスしてセッションの準備ができるようサポートしました。登壇者控室に水とお菓子を用意した後、何か物足りない気がしてハンドクリームと手指消毒剤も配置しました。手が快適であってこそ、発表もリラックスして（！）進められると思ったからです。実際、手指消毒剤とハンドクリームを見て、ある講演者からは「こんなものまで用意されているイベントは初めてだ」という感想をいただきました。

フィードバックは丁寧に、セッション終了直後に登壇者に会場の雰囲気を伝える

現場で貴重な情報源となる顧客の声。B2B企業の社内マーケティング担当として働いていた際、顧客の声を得るためにユーザーインタビューに応じてくださった方々に心から感謝しています。B2Cに比べてユーザー数が少なく、ターゲットが比較的明確であるため、顧客インタビューはサービスやマーケティングの方向性を整理するのに非常に役立ちました。

そこで、講演者の皆様に「参加者の声」をお伝えするため、会場の様子を観察しました。参加者が最も多く写真を撮っていたスライドはどこか、参加者が最もスクリーンに集中していた瞬間にどのようなメッセージが伝えられていたかをメモしました。発表が終わり、参加者の注目が集まった瞬間とその状況を自分なりに分析し、講演者の皆様に感謝の意を伝えました。

「イベント参加者はこのような特徴があります」最終確認のための1ページの資料をお配りしました

初日、登壇者の方々が会場の反応を気にかけていた点を踏まえ、会場でどのような情報をさらに提供すればよいか考えました。自分が登壇者になったと仮定し、登壇者の方々の疑問を解消するための1ページの資料を企画しました。

これまで参加してきたイベントとB2B Roadmapの違いは何か、私の発表を聴く人々はどのような特徴を持っているか、発表を印象に残すためにはどのようなメッセージを伝えるべきか、発表資料はどこに、どのように配置されているか、クリッカーは用意されているか……

こうして誕生した講演者の皆様に向けた読み物！

講演者の皆様への案内資料

資料を受け取ったある講演者は、発表を始める前にこうおっしゃいました。「今日はもう少し実践に重点を置き、具体的な数値を多く盛り込むべきですね。」

私は、ディテールこそが「人を動かす要因」だと考えています。そして、真に優れたインサイトは、全員が同じ戦場を見ている時にのみ伝わるものです。企画者、講演者、参加者が同じ「舞台」を共有してこそ、お互いの言葉をより正確に読み解くことができるのです。だからこそ、この1ページの資料は単なる参考資料ではなく、私たち全員が同じリズムと方向性に合わせられるよう導く、最後のチェックリストだったのだと思います。

そのおかげで、現場では予想以上に多くの場面がスムーズに進行しました。講演者は誰に向けて話しているのかを正確に把握しており、参加者は自分が今どのような文脈の中にいるのかを認識できていました。そして運営チームは、その両者の間をきめ細かく調整し、どのタイミングでどのようなサポートが必要になるかを予測することができました。

このように大きな問題もなくB2Bロードマップのイベントが順調に進んだのは、完璧なシステムがあったからではなく、こうした「小さな調整」が随所に施されていたからだと思います。

そして、これは私の個人的な考えですが、良いイベントとは、誰か一人がうまくやったから成立するものではなく、誰もが慌てることなく、調整されたリズムの中でそれぞれの役割をきちんと果たせたときに完成するものだと思います。その役割が「ステージ上」であれ、「運営チーム」であれ、「客席」であれ、ということです。

[付録] 終わってからの話ですが……難しいことほど、チームで解決してください。

『A to Z』第1弾を担当したアン・ウンジョンです（笑）。ユミンさんが丁寧にまとめてくださったイベントの詳細コンテンツについて、いろいろコメントしようかと思いましたが…最後の段落だけ追加してみます。🙂

カンファレンスの準備をしている最中、個人的に大きな挫折を経験しました。開催まであと4週間という時点で、参加者の募集が10％程度しか進んでいなかった時のことです。それまで自分が持っていた人脈や経験がいかに小さなものだったかを痛感させられました。どんなに一生懸命準備しても上手くいかないことがあるんだな、人生とはこういうものなのかと諦めかけたその時、私たちのチームが本当に大きな力になってくれました。いや、互いの襟首を掴んで（？）引っ張るような、不思議な原動力を感じたのです。

数十ものコミュニティにイベントの情報を発信し、毎日コールドメールを送るための連絡先を探しながら、誰もイベントの失敗など想像もせず、与えられた状況の中でチャンスを掴もうと努力していました。

実はイベントの初期段階では、誰かに頼りたくて外部の専門家と協業しようとしたのですが、うまくいきませんでした。結局、どうにかしてやり遂げてしまう私たちのチームと共に、試行錯誤を重ねた時間が積み重なり、現場での48時間という期間を通じて、しっかりと絆を深めた「ワンチーム」としての経験をすることができました。

会場の手配から現場設営まで、コスト面での妥協を一切せずに進めたため、チケット売上だけを見れば成功とは言えなかったかもしれませんが、チームと共に試行錯誤を乗り越えた経験や、その後続いた外部パートナーとの協業の機会などを考えると、決して小さな成果ではありませんでした。こうした舞台裏の出来事に至るまで、真心を尽くせばチャンスが巡ってくるというのは、まさにB2Bらしいことだったのではないでしょうか。

エレファントチームは、現在下半期の準備を進めています！下半期が終わる頃、今年出会った大切な人たちのことを思い出し、再び「B2B Roadmap 2026」を準備することになるかもしれません。右側のウェブフォームからニュースレターにご登録ください！いち早く最新情報をお届けします。その時は、またお会いできるのを楽しみにしています 🤗